Hai troppe cose da fare? Prova Trello

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Hai troppe cose da fare? Prova Trello

Non è facile organizzarsi nella vita quotidiana e nel lavoro. Ormai non esiste più il “compito semplice” e la crisi economica ha ulteriormente aumentato il numero e la complessità delle nostre attività.

Trello è uno strumento flessibile e funzionale che ci può aiutare a gestire le nostre attività.

Non sarà possibile descriverne tutte le funzionalità in un singolo articolo, quindi partiamo dai presupposti che dovrebbero avvicinarci a questa applicazione e vediamo assieme le sue funzionalità di base.

Disponibile ovunque

Quando scegliamo un metodo di organizzazione deve poter essere sempre disponibile nel contesto in cui lo stiamo utilizzando, quindi se siamo a lavoro dobbiamo sempre poterlo tenere sott’occhio, sia che stiamo parlando di un’applicazione o di un semplice foglio di carta.

Se abbiamo la possibilità di avere una connessione internet, Trello è disponibile per:

Le origini e il suo funzionamento di base

Trello nasce da Scrum e dallo sviluppo di progetti complessi, ma la sua flessibilità di base permette di adattarsi bene a qualsiasi cosa vogliamo organizzare.

Guardiamo la Board di Trello

Come si può facilmente comprendere tutto il programma si basa sul concetto di Card, cioè quello che dobbiamo fare (in Scrum, la card non è altro che un post-it fissato su una lavagna).

  • In orizzontale si sviluppa il nostro piano di azione, che potrebbe essere un semplice Da fare, In corso, Fatto a workflow molto più lunghi e precisi, come potremmo vedere in uno dei prossimi articoli.
  • In verticale il protagonista è l’importanza, la card più in alto deve essere portata a compimento prima delle successive.

Board Trello

Com’è composta una Card?

Dentro ogni singola Card si possono impostare varie opzioni aggiuntive:

  • una sezione dove mettere i propri appunti (vedi Description)
  • una o più checklist delle azioni che dobbiamo fare (vedi Obiettivo 1)
  • chi lo deve fare (vedi Members)
  • una sezione commenti in cui possiamo parlare con tutte le persone coinvolte (vedi in basso Activity)
  • una data di scadenza (vedi Due Date)
  • allegare file (vedi Attachment)

Card Trello

E’ realmente gratuita?

Trello ha due profili uno gratuito ed uno a pagamento. Il team di trello garantisce che tutte le funzionalità attualmente gratuite rimarranno gratuite per sempre, quindi se il programma fa già quello che desideriamo possiamo evitare di preoccuparci.

Le funzionalità future, se saranno rivolte ad aziende, probabilmente rientreranno nel profilo a pagamento.

Non finisce qui

Ci sono molte caratteristiche che vale la pena tenere presente quando ci si avvicina a Trello.

Alcune sono:

  • La possibilità di organizzare gruppi di lavoro (sempre nella versione gratuita)
  • La possibilità di sincronizzarsi con il nostro calendario (es. Google Calendar)
  • La possibilità di personalizzare il nostro workflow lavorativo (a volte determinati compiti devono essere fatti in un certo modo e in una certa sequenza)
  • La possibilità di inserire nuove card via email.

Il limite siamo noi

Se vogliamo organizzarci dobbiamo adottare un metodo e una volta adottato dobbiamo usarlo. Se non abbiamo questa intenzione non saremo mai organizzati indipendentemente dal metodo e dall’applicazione che vorremmo usare.

Potremmo però riflettere sui benifici che potremmo avere essendo organizzati, come per esempio:

  • giocare di anticipo valutando tutto quello che dobbiamo fare, non solo quello che al momento ci ricordiamo o ci è appena stato ricordato, quindi ridurre lo stress
  • valutare le cose più importanti per noi, oltre a quelle urgenti
  • essere più consapevoli e a volte anche abbandonare quello che non è indispensabile

Tutti abbiamo compiti più o meno spiacevoli da fare, ma avere un piano d’azione è diverso che essere travolti dagli eventi.

…e voi che metodo usate per organizzare le vostre attività?

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